회차권은 학부모에게는 유연하고 학원에게는 골치 아픈 제도입니다. “몇 회 남았죠?”, “지난달에 빠진 건요?”, “유효기간이 벌써요?” 이 세 질문이 예체능 학원 상담 전화의 절반입니다. 규칙을 먼저 정하고, 도구가 그 규칙을 대신 지키게 하면 대부분 사라집니다.
규칙 1. 남은 회차는 학부모가 스스로 보게 한다
“몇 회 남았죠?”를 없애는 유일한 방법은 학부모가 직접 보는 것입니다. 온하이 학부모 앱은 수강권별로 사용 회차, 잔여 회차, 유효기간을 보여 줍니다. 출석할 때마다 1회씩 줄어드는 게 실시간으로 보이니 다툴 여지가 없습니다.
규칙 2. 유효기간은 등록할 때 보이게
“10회권 3개월”처럼 유효기간을 수강권에 붙여 두고, 학부모 앱과 청구서에 만료일이 표시되게 합니다. 온하이는 회차권마다 유효기간을 정할 수 있고, 휴원이나 휴강으로 학원이 쉰 날만큼 자동으로 늘려 줍니다. 학원 사정으로 못 한 수업 때문에 회차가 날아가는 일이 없습니다.
규칙 3. 결석 회차는 ‘보강’으로만 살린다
결석했을 때 회차를 그냥 돌려주면 끝이 없습니다. 대신 보강으로 살린다는 원칙을 세우세요. 온하이는 결석 처리한 수업이 보강 관리 화면에 모이고, 보강 날짜를 잡으면 학부모 앱에 표시되며, 보강 당일 출석하면 그때 회차가 차감됩니다. 보강 없이 지나간 결석은 회차가 그대로 남지 않으니 규칙이 저절로 지켜집니다.
규칙 4. 재등록은 끝나기 전에 청구한다
회차권이 다 끝난 뒤에 “재등록하실래요?”라고 물으면 한 달이 빕니다. 온하이 자동 청구는 남은 회차가 기준 이하(예: 2회) 가 되면 다음 회차권 청구서를 자동으로 보냅니다. 학부모는 앱에서 카드로 결제하고, 새 수강권은 기존 수강권이 끝나는 날부터 이어집니다.
규칙 5. 개인 레슨과 그룹 수업을 같은 잣대로 보지 않는다
피아노 개인 레슨은 원생마다 요일과 시간이 다르고, 이론 그룹반은 정원이 있습니다. 하나의 ‘반’ 개념으로 관리하려다 꼬입니다. 온하이는 수업마다 그룹/개인, 기간권/횟수권, 고정 시간/자율 일정을 따로 정합니다. 개인 레슨은 원생 이름으로 강사 일정표에 올라가고, 그룹 수업은 정원과 대기가 관리됩니다.
실제 예
| 수업 | 설정 | 청구 |
|---|---|---|
| 피아노 개인 레슨 | 개인 · 횟수권 10회 · 고정 시간(매주 화 17:00) | 잔여 2회에 자동 청구 |
| 미술 그룹반 | 그룹 · 기간권 · 고정 시간(월수금 15:00) | 매월 5일 자동 청구 |
| 보컬 개인 레슨 | 개인 · 기간권(월 4회) · 자율 일정 | 매월 1일 자동 청구 |
세 수업이 한 학원 안에서 각자의 규칙대로 돌아갑니다. 원장님이 회차를 세지 않아도 됩니다.
