학원비 미납은 대부분 ‘안 내는’ 게 아니라 ‘잊는’ 것입니다. 결제일을 놓치고, 계좌번호를 다시 물어보고, 입금했는지 확인이 안 되는 사이에 한 달이 지나갑니다. 독촉 전화는 원장님도 학부모도 불편합니다. 아래 다섯 가지는 전화 없이 미납을 줄이는 순서입니다.
1. 결제일 며칠 전에 먼저 알린다
학원비를 결제일 당일에 청구하면 늦습니다. 학부모는 월급날과 다른 지출 사이에서 학원비를 배치해야 하니, 결제일 5일 전쯤 청구서가 도착하는 게 가장 잘 냅니다. 온하이는 수업마다 결제일을 정해 두면 정한 날짜 며칠 전에 청구서를 자동으로 보냅니다. 횟수권은 남은 회차가 기준 이하가 되면 나갑니다.
2. 계좌번호 대신 결제 버튼을 보낸다
“OO은행 123-456 입금 부탁드립니다”는 학부모가 은행 앱을 열고, 계좌를 입력하고, 금액을 입력하는 세 단계를 요구합니다. 청구서 안에 결제 버튼이 있으면 한 번에 끝납니다. 온하이 청구서는 알림톡이나 앱 푸시로 가고, 학부모가 링크를 누르면 카드 결제 화면이 바로 열립니다. 결제되는 순간 수납 처리까지 자동입니다.
3. 누가 안 냈는지 매일 보지 말고, 한 화면에서 본다
미납 관리의 함정은 ‘매일 확인’입니다. 온하이 수납 현황은 수납·청구중·미납·취소를 색으로 구분해 보여 주고, 미납만 골라 한 번에 재발송할 수 있습니다. 청구서를 열어 봤는지(열람 횟수)도 보여서, 안 열어 본 학부모에게만 다시 보내면 됩니다.
4. 형제·교재비는 한 장으로 묶는다
형제가 같이 다니는데 청구서가 두 장 오면 하나만 내는 일이 생깁니다. 교재비를 따로 청구하면 또 잊습니다. 온하이는 여러 수업, 형제, 상품(교재비 등)을 한 청구서로 묶어 보내고 한 번에 결제받습니다. 할인은 원생별로 자동 적용됩니다.
5. 사람이 기억하지 않게 만든다
위 네 가지를 매달 손으로 하면 결국 빠뜨립니다. 자동 청구를 켜 두면 결제일이 오기 전에 청구서가 나가고, 미납은 화면에 남고, 재발송은 버튼 하나입니다. 원장님이 할 일은 미납 명단 확인뿐입니다.
실제로 온하이를 쓰는 한 어학원 원장님은 “미수금 관리가 훨씬 쉬워져서 결산할 때마다 깔끔하게 정리된다”고 했습니다. 도입 사례에서 더 볼 수 있습니다.
정리
| 하던 방식 | 바꾸는 방식 |
|---|---|
| 결제일 당일 문자 | 결제일 5일 전 자동 청구 |
| 계좌번호 안내 | 청구서 안 결제 버튼 |
| 통장 확인 | 수납 현황 화면, 미납만 재발송 |
| 청구서 여러 장 | 형제·교재비 묶음 청구 |
| 매달 손으로 | 자동 청구 켜기 |
온하이는 청구·수납을 포함한 모든 기능이 무료입니다. 알림톡·문자만 충전해서 씁니다.
