미납 학원비의 대부분은 학부모가 일부러 내지 않은 돈이 아닙니다. 결제일을 지나쳤거나, 계좌번호를 찾다가 미뤘거나, 입금은 했는데 학원이 확인하지 못한 경우입니다. 그래서 독촉 전화를 늘리기보다 잊을 틈을 없애는 쪽이 효과가 큽니다. 학원관리프로그램으로 바꿀 수 있는 다섯 가지를 순서대로 정리했습니다.
1. 청구서는 결제일보다 먼저 보냅니다
결제일 당일에 받은 청구서는 이미 다른 지출과 부딪힌 뒤입니다. 결제일 5일 전쯤 도착하면 학부모가 그 주 안에 챙겨 둘 여유가 생깁니다.
온하이에서 자동 청구서 전송을 켜 두면 매일 오전 9시에 결제일이 다가온 원생을 찾아 카카오 알림톡과 앱 알림으로 청구서를 보냅니다. 며칠 전에 보낼지는 학원이 정하고, 횟수권은 남은 회차가 기준 아래로 내려갈 때 나갑니다.
2. 계좌번호 대신 결제 버튼을 보냅니다
계좌번호 안내는 학부모에게 은행 앱 열기, 계좌 입력, 금액 입력의 세 단계를 남깁니다. 한 단계라도 미뤄지면 그대로 미납이 됩니다.
온하이 청구서는 알림톡의 [청구서 납부하기]를 누르면 바로 열리고, 청구서 아래 [결제하기]로 카드 결제가 끝납니다. 학부모는 앱을 설치하거나 가입할 필요가 없습니다. 결제가 끝나는 순간 원장님 화면의 상태도 청구에서 앱수납으로 바뀌어 입금 대조가 필요 없습니다.
앱 카드 결제는 결제 서비스를 신청하고 심사를 거친 뒤에 사용할 수 있습니다.
3. 미납은 한 화면에서 보고, 안 낸 청구서만 다시 보냅니다
미납 관리가 번거로운 이유는 통장 내역과 원생 명단을 매번 맞춰 봐야 하기 때문입니다. 온하이 청구/수납 현황은 청구, 앱수납, 현장수납, 환불, 파기를 색 칩으로 구분하고, 기간 합계를 맨 위에 보여 줍니다. 청구 칩의 봉투 아이콘으로 학부모가 청구서를 열어 봤는지도 알 수 있습니다.
아직 결제되지 않은 청구서는 청구서 재전송 화면에 따로 모입니다. 몇 번 보냈는지와 마지막으로 보낸 날이 함께 보여 같은 집에 너무 자주 보내는 일을 막을 수 있고, 골라서 한 번에 다시 보낼 수 있습니다. 재전송 알림톡은 포인트가 차감되지 않습니다.
4. 형제와 교재비는 한 번에 결제받습니다
형제가 함께 다니면 청구서가 두 장이 되고, 교재비까지 따로 보내면 세 장이 됩니다. 장수가 늘수록 한 장씩 빠지기 쉽습니다.
온하이는 여러 청구서를 한 화면에 모아 보여 주고, 학부모가 체크된 청구서의 총 결제 금액을 한 번에 결제하게 합니다. 원생별 할인은 각 청구서 금액에 이미 반영되어 있습니다.
5. 기억하지 않아도 돌아가게 만듭니다
위의 네 가지를 매달 손으로 하면 바쁜 달에 하나씩 빠집니다. 자동 청구를 켜 두면 결제일 전 발송은 알아서 되고, 결제하지 않은 집은 현황과 재전송 화면에 남습니다. 원장님이 할 일은 미납 명단을 확인하고 재전송 버튼을 누르는 것으로 줄어듭니다.
더하기: 반 전체 청구서는 일괄 예약 발송으로
매달 말 반마다 청구서를 만드는 일도 날짜만 정해 두면 됩니다. 일괄 청구서 작성에서 수업을 고르면 수강 중인 원생이 한 번에 나오고, 전체 선택 후 예약 발송에서 날짜를 고르면 그날 오전 10시부터 순서대로 알림톡이 나갑니다. 예약한 청구서는 청구/수납 현황에 [청구예약]으로 표시되고, 보내기 전까지 금액과 문구를 고칠 수 있습니다.
정리
| 지금까지 | 온하이로 |
|---|---|
| 결제일 당일 문자 | 결제일 5일 전 자동 청구 |
| 계좌번호 안내 | 청구서 안 결제 버튼 |
| 통장 확인 | 청구·수납 현황에서 한눈에 |
| 청구서 여러 장 | 형제·교재비 묶음 결제 |
| 매달 손으로 | 자동 청구 켜기 |
온하이는 청구와 수납을 포함한 모든 기능을 무료로 제공하는 학원관리프로그램입니다. 알림톡과 문자만 필요한 만큼 충전해서 씁니다.
